12 de Marzo del 2024
Del Excel al orden digital: cómo Smiles by Mario Montoya profesionalizó su operación
Descubre cómo una clínica de diseño de sonrisa dejó atrás los procesos manuales y ganó visibilidad, seguridad y tiempo con el acompañamiento de Konsultera.
Muchas empresas en crecimiento sostienen su operación con hojas de cálculo y correos personales durante más tiempo del que deberían. Al principio funciona; con el tiempo empieza a costar caro: oportunidades que se pierden, información imposible de rastrear y riesgos de seguridad que nadie está mirando. Esta es la historia de cómo una clínica odontológica en crecimiento decidió cambiar esa realidad.
Crecer con herramientas que ya no alcanzan
Smiles by Mario Montoya es una clínica de diseño y rehabilitación de sonrisa fundada en 2020 en Cali, con una sucursal en Atlanta desde 2025. Su propósito va más allá de la odontología: transformar la vida de las personas devolviéndoles la confianza. Pero, puertas adentro, su operación dependía casi por completo de archivos de Excel.
Sin un CRM, el equipo comercial no podía hacer seguimiento a sus oportunidades, medir los tiempos de respuesta ni comparar lo vendido contra lo presupuestado. La información vivía dispersa y no había forma de saber, en tiempo real, cuántos pacientes llegaban o se perdían por el camino. A esto se sumaba un frente de seguridad delicado: los correos funcionaban sobre cuentas personales, sin dominio corporativo, y cualquiera con acceso podía entrar a las bandejas de otros. Cuando alguien se iba, se llevaba consigo la información.
La decisión: buscar un socio, no un proveedor
Antes de dar el paso, Smiles hizo un benchmark del mercado. No buscaban simplemente comprar una herramienta: querían un socio de servicios con verdadero expertise tecnológico, capaz de entender su negocio —un sector muy particular— y de acompañarlos de cerca. Para ellos era clave contar con soporte en español y presencia en Colombia, con un equipo dispuesto a viajar a Cali y comprender la operación desde adentro.
Esa distinción —socio frente a proveedor— marca la diferencia en cualquier proyecto de tecnología: las herramientas por sí solas no resuelven nada si no hay quien las adapte al negocio y acompañe su adopción.
Lo que cambió con Konsultera
Como Smiles no tenía un área de tecnología, Konsultera asumió el rol de su TI externo: analizó la operación y propuso los proyectos necesarios.
Primero, el CRM. A partir de un levantamiento de necesidades se confirmó que HubSpot era la herramienta adecuada. Konsultera coordinó la implementación con un partner especializado y luego administró el servicio, acompañando al equipo hasta que fue plenamente autónomo.
Después, la seguridad. Para cerrar las brechas del correo, Konsultera ejecutó la migración a Microsoft 365, institucionalizando las cuentas bajo un dominio corporativo y habilitando Outlook y Teams como canales oficiales de trabajo.
Los resultados
El cambio fue tangible. Smiles pasó de archivos dispersos a una base de datos digital, integrada y con reportes en tiempo real. Las tareas operativas que antes tomaban semanas hoy se resuelven en una fracción del tiempo: una reducción cercana al 90 %. El equipo recuperó capacidad de medición sobre su gestión comercial y, sobre todo, tiempo para enfocarse en lo estratégico. Y su información quedó protegida bajo un correo corporativo seguro.
Queremos destacar el excelente servicio de Konsultera. No solo entregan un producto de primer nivel, sino que su acompañamiento superó nuestras expectativas. Cumplieron con cada compromiso a cabalidad.
Patricia Rodríguez, CFO, Smiles by Mario Montoya
¿Qué puedes aprender de esta historia?
- El Excel tiene un límite. Cuando la operación crece, la falta de un sistema central se traduce en oportunidades perdidas y decisiones a ciegas.
- La seguridad no es opcional. Un correo sin dominio corporativo es una puerta abierta; institucionalizarlo protege tu información y tu continuidad.
- Elige un socio, no solo una herramienta. El valor está en la adopción: en que alguien entienda tu negocio y te acompañe hasta que tu equipo sea autónomo.
- La tecnología libera tiempo. Bien implementada, devuelve horas que tu equipo puede dedicar a lo que de verdad importa.
¿Tu operación crece más rápido que tus herramientas?
En Konsultera hacemos que tu inversión en tecnología funcione.
